Dotycząca przetwarzania danych osobowych
- Administratorem danych osobowych jest ALAN SYSTEMS Sp. z o.o. (dawniej: ALAN Systems Sp. z o.o. Sp. k.) z siedzibą w Rybniku, ul. Obwiednia Południowa 22, KRS: 0001189203, REGON: 242833764, NIP: 6423178783, dalej: zwana dalej „Administratorem” lub „ALAN SYSTEMS”.
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: iodo@alan-systems.com
- Celem przetwarzania danych osobowych jest:
- w przypadku kontrahentów Administratora - wykonywanie zawartej z Administratorem umowy oraz podjęcie działań przed jej zawarciem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - gdy stroną umowy jest osoba fizyczna lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - gdy stroną umowy jest inny podmiot;
- rozliczenie w.w. umowy oraz wykonywanie praw i obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, z zakresu ubezpieczeń społecznych (jeśli znajdą zastosowanie) lub innych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
- ochrona i dochodzenie roszczeń wynikających z zawartych umów lub z innych zdarzeń, a także badanie poziomu zadowolenia z jakości realizowanej obsługi w związku z świadczonymi przez Administratora usługami oraz rozpatrywanie związanych z nią reklamacji – co stanowi uzasadnione prawnie interesy Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- prowadzenie przez Administratora działalności gospodarczej, w tym pozyskiwanie zleceń, nawiązanie i prowadzenie współpracy z kontrahentami - co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- w przypadku prowadzenia działań marketingowych - promocji Administratora- co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zaś w przypadku marketingu bezpośredniego- na podstawie każdorazowo udzielonej dobrowolnie zgody, tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
- w przypadku nagrań z monitoringu wizyjnego - zabezpieczenia mienia oraz zasobów niematerialnych Administratora, kontroli dostępu do pomieszczeń oraz infrastruktury Administratora, w tym infrastruktury IT – co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- odpowiadanie na zapytania składane za pośrednictwem strony internetowej lub poczty e-mail - co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- w przypadku prowadzenia przez Administratora procesu rekrutacyjnego, a także w przypadku przekazania Administratorowi danych osobowych w CV lub innym dokumencie aplikacyjnym - przeprowadzenie procesu rekrutacji, na podstawie uprawnienia pracodawcy wynikającego z art. 22¹ § 1 k.p. oraz na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c RODO;
- inne cele, np.:
- publikacja wizerunku za pośrednictwem mediów społecznościowych Administratora lub na stronie internetowej lub
- w zakresie danych osobowych podanych Administratorowi w dokumentach aplikacyjnych w toku procesu rekrutacyjnego- innych niż te, o których mowa w art. 22¹ § 1 k.p. lub
- w zakresie danych osobowych podanych Administratorowi w dokumentach aplikacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Administratora
- na podstawie każdorazowo udzielonej dobrowolnie zgody, ze wskazaniem jej celu – w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
- Dane osobowe będą lub będą mogły być przekazywane następującym podmiotom trzecim:
- takim jak organy skarbowe, organy administracji publicznej, organa ścigania lub wymiaru sprawiedliwości – w zakresie, w jakim jest to obowiązkiem Administratora wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów;
- podmiotom współpracującym z Administratorem i świadczącym dla Administratora usługi wsparcia, w tym m.in.: podmiotom zajmującym się zapewnieniem usług doradczych i audytowych oraz podmiotom świadczącym usługi prawne, finansowo-księgowe, podatkowe lub z zakresu rekrutacji pracowników.
- W przypadku korzystania przez Administratora z usług innych podmiotów, dane osobowe mogą być im ujawnione na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, a podmioty te będą zobowiązane do zachowania poufności przetwarzanych danych.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia działań związanych z realizacją celu w związku, z którym następuje przekazanie tych danych.
- Jeśli Administrator otrzymał dane nie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, pozyskał je od:
- kontrahenta w związku z nawiązaniem współpracy / zawarciem umowy i obejmują one: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe i dane dotyczące organizacji, którą Państwo reprezentują;
- podmiotów świadczących usługi w zakresie rekrutacji pracowników i obejmują one: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, informacje o zatrudnieniu, dane dotyczące wykształcenia, w tym kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie.
- Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (tj. podstawie art. 6 ust. 1 lit. a. RODO), zgodę można cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Dane osobowe są przez Administratora przetwarzane przez okres:
- współpracy i realizacji umowy, a także po jej zakończeniu - przez czas wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w tym prawa podatkowego) oraz przez czas niezbędny dla ochrony lub zabezpieczenia roszczeń wynikających z tej współpracy/ umowy, a także związany z wymogami prawnymi co do okresu przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej;
- przez czas niezbędny dla ochrony lub zabezpieczenia roszczeń przysługujących Administratorowi lub dochodzonych przeciwko niemu- aż do upływu okresu przedawnienia;
- przez okres obsługi przez Administratora zapytania lub dochodzenia związanych z nim roszczeń lub obrony przed nimi;
- dane osobowe w postaci wizerunku - utrwalone na nagraniach monitoringu wizyjnego Administrator przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowujemy przez okres do 3 miesięcy od dnia rejestracji – z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych obowiązującym prawem;
- trwania procesu rekrutacyjnego w odniesieniu do danych osobowych pozyskanych w związku z rekrutacją, a jeśli aplikujący wyrazi zgodę na ich przetwarzanie także po zakończeniu tego procesu, wówczas do czasu wycofania zgody W razie pozyskania przez Administratora dokumentów aplikacyjnych z wyłącznej inicjatywy aplikującego i nierozpoczęcia przez Administratora procesu rekrutacyjnego, dane osobowe są niezwłocznie usuwane, chyba że aplikujący wyrazi zgodę na ich przetwarzanie na potrzeby przyszłych rekrutacji, wówczas do czasu wycofania zgody .
- Przysługuje Pani/Panu prawo:
- dostępu do swoich danych osobowych oraz informacji na temat sposobu ich przetwarzania,
- żądania poprawienia danych,
- żądania usunięcia danych - uwzględniając jednak ograniczenia, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO, nie zawsze będziemy mogli takie żądanie zrealizować,
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wzniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- do cofnięcia zgody na dalsze przetwarzanie danych osobowych, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda.
- Poszczególne prawa można realizować kontaktując się z inspektorem ochrony danych ALAN SYSTEMS.
- Na podstawie udostępnionych danych nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
- Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych- na piśmie na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub za pośrednictwem platformy ePUAP.