Klauzula informacyjna
dotycząca przetwarzania danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych jest ALAN SYSTEMS Sp. z o.o. (dawniej: ALAN Systems Sp. z o.o. Sp. k.) z siedzibą w Rybniku, ul. Obwiednia Południowa 22, KRS: 0001189203, REGON: 242833764, NIP: 6423178783, dalej: zwana dalej „Administratorem” lub „ALAN SYSTEMS”.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: iodo@alan-systems.com
3. Celem przetwarzania danych osobowych jest:
a) w przypadku kontrahentów Administratora - wykonywanie zawartej z Administratorem umowy oraz podjęcie działań przed jej zawarciem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - gdy stroną umowy jest osoba fizyczna lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - gdy stroną umowy jest inny podmiot;
b) rozliczenie zawartych umowy oraz wykonywanie praw i obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, z zakresu ubezpieczeń społecznych (jeśli znajdą zastosowanie) lub innych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
c) ochrona i dochodzenie roszczeń wynikających z zawartych umów lub z innych zdarzeń, a także badanie poziomu zadowolenia z jakości realizowanej obsługi w związku z świadczonymi przez Administratora usługami oraz rozpatrywanie związanych z nią reklamacji – co stanowi uzasadnione prawnie interesy Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
d) prowadzenie przez Administratora działalności gospodarczej, w tym pozyskiwanie zleceń, nawiązanie i prowadzenie współpracy z kontrahentami - co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
e) w przypadku prowadzenia działań marketingowych - promocji Administratora - co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zaś w przypadku marketingu bezpośredniego - na podstawie każdorazowo udzielonej dobrowolnie zgody, tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
f) w przypadku nagrań z monitoringu wizyjnego - zabezpieczenia mienia oraz zasobów niematerialnych Administratora, kontroli dostępu do pomieszczeń oraz infrastruktury Administratora, w tym infrastruktury IT – co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
g) odpowiadanie na zapytania składane za pośrednictwem strony internetowej lub poczty e–mail - co stanowi uzasadniony prawnie interes Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
h) w przypadku prowadzenia przez Administratora procesu rekrutacyjnego, a także w przypadku przekazania Administratorowi danych osobowych w CV lub innym dokumencie aplikacyjnym- przeprowadzenie procesu rekrutacji, na podstawie uprawnienia pracodawcy wynikającego z art. 22¹ § 1 k.p. oraz na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c RODO;
i) inne cele, np.:
I. publikacja wizerunku za pośrednictwem mediów społecznościowych Administratora lub na stronie internetowej lub
II. w zakresie danych osobowych podanych Administratorowi w dokumentach aplikacyjnych w toku procesu rekrutacyjnego- innych niż te, o których mowa w art. 22¹ § 1 k.p. lub
III. w zakresie danych osobowych podanych Administratorowi w dokumentach aplikacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Administratora
IV. na podstawie każdorazowo udzielonej dobrowolnie zgody, ze wskazaniem jej celu – w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
3. Dane osobowe będą lub będą mogły być przekazywane następującym podmiotom trzecim:
a) takim jak organy skarbowe, organy administracji publicznej, organa ścigania lub wymiaru sprawiedliwości – w zakresie, w jakim jest to obowiązkiem Administratora wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów;
b) podmiotom współpracującym z Administratorem i świadczącym dla Administratora usługi wsparcia, w tym m.in.: podmiotom zajmującym się zapewnieniem usług doradczych i audytowych
oraz podmiotom świadczącym usługi prawne, finansowo-księgowe, podatkowe lub z zakresu rekrutacji pracowników.
W przypadku korzystania przez Administratora z usług innych podmiotów, dane osobowe mogą być im ujawnione na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, a podmioty te będą zobowiązane do zachowania poufności przetwarzanych danych.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia działań związanych z realizacją celu (zgodnie z ust.3. powyżej) w związku, z którym następuje przekazanie tych danych.
5. Jeśli Administrator otrzymał dane nie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, pozyskał je od:
a) kontrahenta w zw. z nawiązaniem współpracy/ zawarciem umowy i obejmują one: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe i dane dotyczące organizacji, którą Państwo reprezentują;
b) podmiotów świadczących usługi w zakresie rekrutacji pracowników i obejmują one: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, informacje o zatrudnieniu, dane dotyczące wykształcenia, w tym kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie.
6. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (tj. podstawie art. 6 ust. 1 lit. a. RODO), zgodę można cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. Dane osobowe są przez Administratora przetwarzane przez okres:
a) współpracy i realizacji umowy, a także po jej zakończeniu - przez czas wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w tym prawa podatkowego) oraz przez czas niezbędny dla ochrony lub zabezpieczenia roszczeń wynikających z tej współpracy/ umowy, a także związany z wymogami prawnymi co do okresu przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej;
b) przez czas niezbędny dla ochrony lub zabezpieczenia roszczeń przysługujących Administratorowi lub dochodzonych przeciwko niemu- aż do upływu okresu przedawnienia;
c) przez okres obsługi przez Administratora zapytania lub dochodzenia związanych z nim roszczeń lub obrony przed nimi;
d) dane osobowe w postaci wizerunku - utrwalone na nagraniach monitoringu wizyjnego Administrator przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowujemy przez okres do 3 miesięcy od dnia rejestracji – z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych obowiązującym prawem;
e) trwania procesu rekrutacyjnego w odniesieniu do danych osobowych pozyskanych w związku z rekrutacją, a jeśli aplikujący wyrazi zgodę na ich przetwarzanie także po zakończeniu tego procesu, wówczas do czasu wycofania zgody W razie pozyskania przez Administratora dokumentów aplikacyjnych z wyłącznej inicjatywy aplikującego i nierozpoczęcia przez Administratora procesu rekrutacyjnego, dane osobowe są niezwłocznie usuwane, chyba że aplikujący wyrazi zgodę na ich przetwarzanie na potrzeby przyszłych rekrutacji, wówczas do czasu wycofania zgody .
8. Przysługuje Pani/Panu prawo:
a) dostępu do swoich danych osobowych oraz informacji na temat sposobu ich przetwarzania,
b) żądania poprawienia danych,
c) żądania usunięcia danych - uwzględniając jednak ograniczenia, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO, nie zawsze będziemy mogli takie żądanie zrealizować,
d) ograniczenia przetwarzania danych,
e) wzniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
f) do cofnięcia zgody na dalsze przetwarzanie danych osobowych, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda.
Poszczególne prawa można realizować kontaktując się z inspektorem ochrony danych ALAN SYSTEMS.
Na podstawie udostępnionych danych nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych- na piśmie na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub za pośrednictwem platformy ePUAP.
10. Administrator nie będzie przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.